Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Juridisk kontorsekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceinnstilt juridisk kontorsekretær som kan bidra til effektiv drift av et travelt juridisk kontor. I denne rollen vil du være et viktig bindeledd mellom advokater, klienter, domstoler, offentlige instanser og andre samarbeidspartnere. Du vil ha ansvar for en rekke administrative og koordinerende oppgaver som sikrer at saksbehandling, kommunikasjon og dokumentflyt skjer på en nøyaktig, profesjonell og tidsriktig måte. Stillingen passer for deg som trives med høyt tempo, har sterk sans for detaljer og evner å håndtere konfidensiell informasjon med diskresjon og integritet.
Som juridisk kontorsekretær vil du støtte det juridiske teamet i det daglige arbeidet gjennom oppgaver som dokumenthåndtering, møtekoordinering, journalføring, arkivering, klientkontakt og oppfølging av frister. Du vil ofte være den første personen klienter og besøkende møter, og det er derfor viktig at du representerer virksomheten på en profesjonell og imøtekommende måte. Rollen krever gode kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig, samt evne til å prioritere oppgaver og holde oversikt over flere saker samtidig.
Du vil arbeide tett med advokater og andre fagpersoner for å forberede dokumenter, organisere saksmapper, registrere informasjon i interne systemer og sikre at nødvendige dokumenter sendes til riktige mottakere innen fastsatte frister. Det er også viktig at du er komfortabel med digitale verktøy og kan lære nye systemer raskt. Erfaring fra juridisk virksomhet er en fordel, men kandidater med sterk administrativ bakgrunn og interesse for juridiske prosesser vil også kunne lykkes i rollen.
Vi verdsetter medarbeidere som er pålitelige, løsningsorienterte og samarbeidsvillige. Du bør være i stand til å arbeide selvstendig, samtidig som du bidrar positivt til teamet og kontormiljøet. Rollen kan innebære håndtering av sensitive personopplysninger og fortrolig dokumentasjon, og det er derfor avgjørende at du har høy etisk bevissthet og forståelse for krav til personvern og konfidensialitet.
Hos oss får du muligheten til å utvikle deg i et profesjonelt miljø der kvalitet, presisjon og god klientservice står sentralt. Du vil få innsikt i juridiske arbeidsprosesser og spille en viktig rolle i å sikre at kontoret fungerer smidig og effektivt. Dersom du motiveres av orden, ansvar og meningsfulle administrative oppgaver i en juridisk kontekst, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Besvare telefoner, e-poster og henvendelser fra klienter og samarbeidspartnere
- Opprette, vedlikeholde og arkivere saksmapper og juridiske dokumenter
- Koordinere møter, rettsdatoer, frister og kalender for advokater
- Utarbeide, korrekturlese og formatere brev, avtaler og prosesskriv
- Registrere og oppdatere informasjon i saksbehandlings- og arkivsystemer
- Sørge for korrekt dokumentflyt til klienter, domstoler og offentlige instanser
- Ta imot besøkende og bidra til profesjonell klientservice i resepsjon eller kontor
- Håndtere fakturagrunnlag, timelister og annen administrativ oppfølging
- Følge opp interne rutiner for personvern, konfidensialitet og dokumentkontroll
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra administrativt arbeid, gjerne fra advokatkontor eller juridisk miljø
- Meget gode skriftlige og muntlige norskkunnskaper
- God digital kompetanse og erfaring med kontorstøttesystemer
- Evne til å arbeide strukturert, nøyaktig og selvstendig
- Forståelse for konfidensiell informasjon og høy etisk standard
- Gode samarbeidsevner og profesjonell fremtoning
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og overholde frister
- Relevant utdanning innen administrasjon, kontorfag eller lignende er en fordel
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å arbeide som juridisk kontorsekretær?
- Hvilken erfaring har du med administrativ støtte i et profesjonelt miljø?
- Har du tidligere arbeidet med konfidensielle dokumenter eller sensitive opplysninger?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet når du håndterer dokumenter og frister?
- Hvilke digitale systemer og verktøy har du erfaring med?
- Hvordan håndterer du perioder med høyt arbeidspress og mange parallelle oppgaver?
- Hva er din erfaring med klientkontakt og profesjonell kommunikasjon?
- Hvorfor ønsker du å arbeide i et juridisk miljø?
